こんにちは、クラウドエース編集部です。

現在、クラウドエース・吉積情報株式会社では、ほとんどの社員がテレワークによって業務を行なっています。以前のコラム記事で書いた通り、テレワークを即座に導入できた理由は、Google Workspace (旧 G Suite) を既に導入していたことが大きな要因でした。弊社グループ会社では、テレワークを本格開始してから約1ヶ月の期間が経ちましたが、弊社メンバーは改めて Google Workspace の利便性を実感しています。では、テレワークを行う上で Google Workspace の利便性を感じることができるアプリケーションとは一体何を指しているのでしょうか。

今回のコラムでは、テレワーク導入1ヶ月を記念して「テレワークで大活躍する Google Workspace アプリ7選」を発表させていただきます。実際にアンケートをとってランキングを作成してみました。

※(2020年10月更新)ランキングは当時のものそのままに、新たに機能更新や名称変更があったものについては加筆修正を行いました。

テレワークの導入に Google Workspace を検討している企業の担当者様は是非ご参考ください。

「Google Cloud™️ で簡単に今すぐできる働き方改革!〜テレワーク編〜」

Google Workspace を学習する場合は過去記事がオススメ!!

本コラムでは、これまで Google Workspace 関連の記事を多数公開してきました。Google Workspace を学習したい場合は以下の記事をご参考ください。Google Workspace のセキュリティからエディションの種類等、様々な内容を整理して記事化しています。

テレワークで大活躍するアプリ7選

実際にテレワークで業務を行っている社員を対象に、「テレワークで大活躍するアプリ」のアンケートをとってみました。本章では、アンケート結果を元に Google Workspace アプリケーションのランキングを発表します。

【7位】 スライド

Google スライドは Google が提供するプレゼンテーション共同作成ツールです。Webブラウザ上でプレゼンテーションを共同で作成・編集することが可能です。複数ユーザーが同時に共同作業できるため、全員が常に最新版にアクセスすることができます。作成した資料に対してコメントで修正を依頼することもできるため、スライド上で議論しながらリアリタイムに資料を作成することができます。テレワークでチームメンバーがそれぞれ離れた場所で資料を作成する場合、Google スライドは大きな力を発揮します。

【6位】 Gmail

Gmail は Google が提供するビジネス向けメールサービスです。ユーザはリアルタイムのメッセージ通知で常に最新の情報を把握できる上、しばらく時間が経ってしまった返信忘れのメールがあれば、Gmail がアラートをあげてくれます。
また、Gmail は Android や iPhone といったモバイルデバイスでも使いやすいアプリが無料で提供されているのもメリットの1つです。アプリをインストールし、Google Workspace アカウントでログインするだけで、メールサーバと自動同期され、メールを簡単に確認し、送受信ができるようになります。Gmail は、その他メールクライアント(Microsoft Outlook、Apple Mail、Mozilla Thunderbird )とも連携して動作することができ、Outlook ユーザーは Google Workspace との間でメール、予定、連絡先を同期することも可能です。そして、地味に嬉しいのが、Gmail の迷惑メールフィルタの性能です。Gmail では迷惑メールのパターンを学習し、自動的にフィッシングメール等のスパムメールを不正なメールとして識別してくれます。ユーザがメールの識別を行う必要はありません。テレワークにおいて、メールは顧客との重要な連絡手段です。Gmail によってユーザはメールの煩雑なチェックから解放されます。

【5位】 スプレッドシート

スプレッドシートは Google が提供する表計算ツールです。スライドと同様に複数人で同時に編集を行うことができるため、ユーザは常に最新のシートにアクセスすることができます。Webベースで動作するツールであるため、PCにソフトウェアをインストールする必要もありません。通常、スライドのファイル形式はGoogle ドキュメント形式で管理されますが、ダウンロード時にExcel形式やPDFをはじめとした多様なファイル形式でのダウンロードが可能です。また、Microsoft Officeとも互換性に優れているあるため、PCで作成したExcelファイルを Google ドライブ上にアップロードし、複数人でExcel形式のファイルの編集を行うこともできます。コメント機能もありますので、気軽に修正依頼を出すことも可能です。テレワークを行う上で、スプレッドシートは無くてはならないツールです。

【4位】 ドキュメント

Google ドキュメントは Google が提供する文書作成ツールです。スライドやスプレッドシートと同様に複数人でファイルの修正を行うことができます。Google ドキュメントは、テレワークで離れた場所にいるチームメンバーと会議を行うときに大きな力を発揮します。例えば、Google Meet(後述)で会議をしながら、複数人で議事録をリアルタイムに作成することができます。複数人が同時にテキストを入力するところもリアルタイムに可視化され、すごい勢いで議事録ができてくる様は非常に爽快です。バラバラにとったメモを後でまとめて統合する手間もかかりません。また、修正時には提案モードで直接文章を修正し、作成者に確認依頼ができます。作成者にはメールで提案があったことが通知され、修正項目の承認・却下で反映が完了するため、業務効率化にも繋がります。

【3位】 カレンダー

テレワークで離れ離れで作業をしていると、他のチームメンバーのスケジュールがどうなっているか気になることがあります。そんな時 Google Workspace ユーザは Google カレンダーを利用することができます。Google カレンダーは Google が提供するスケジュール管理ツールです。Google カレンダーがあればユーザは他のチームメンバーの予定を即座にチェックすることができます。また。Gmail 、ドライブ、Google Meet (旧 ハングアウト) 等、他のアプリケーションともシームレスに連携することができます。例えば、作成した予定から、Google Meet を起動することができ、その予定に必要なドキュメントを添付することができます。さらに、Google カレンダーは参加メンバーの空いている時間から参加者全員が都合の良い日時候補を提示してくれます。Google カレンダーを利用すれば、スケジュールを効率的に確認できるだけでなく、予定時間の確保にかかる工数を大幅に削減することができます。

【2位】 Google Meet

最近、新型コロナウイルスの影響でリモートでの打ち合わせが増えています。そんな中、大活躍しているのは Google Meet です。Google Meet は Google が提供するビデオ会議ツールです。場所を問わず、チームメンバーや顧客とお互いの顔を見ながら議論を行うことができます。また、画面共有を行うこともできますので、作成した提案資料を顧客と共有しながら議論を行うことも可能です。Google Meet はテレワークにおいて、なくてはならないアプリケーションであると言えます。

【1位】 Google ドライブ

圧倒的支持を得たのは、やはり Google ドライブでした。Google ドライブは Google が提供するファイル共有サービスです。Google Workspace を Business Standard/Plus エディションで契約すれば、ストレージ容量はそれぞれ2TB/5TB、さらに Enterprise エディション では、何とストレージ容量が無制限になります。これは、他のストレージサービスにはない強みです。
テレワークを行う上で、インターネットがあればどんな端末からもファイルに対して接続できるのも大きなメリットです。また、Google ドライブには「候補」という機能があり、ユーザが必要としているファイルを候補としてユーザに提示してくれます。例えば、ある会議が時間として近づいてくると、カレンダーに登録されている予定に紐づくファイルが候補として表示されます。検索する手間が省かれるので、地味に嬉しい機能です。作業効率化のために Google ドライブは非常にオススメなアプリケーションです。

Google ドライブのセキュリティを高める Cmosy

「テレワークで大活躍するアプリ7選」では見事 Google ドライブが1位に輝きましたが、吉積情報株式会社では、Google Workspace のセキュリティをさらに向上させるためのファイル共有サービス「 Cmosy 」を提供しています。Cmosy は Google ドライブのセキュリティをより高めるためのサービスです。例えば、テレワークにおいて社外の顧客にファイルを共有する場合、Google Workspace のセキュリティ設定によってはファイルを共有できないことがあります。そんな時、Cmosy を利用すれば Google Workspace のセキュリティレベルを保持した状態で社外にファイルを共有することができます。Cmosy の詳しい説明についてはコチラをご参考ください。

クラウドエース・吉積情報はテレワークを支援します!

本記事は如何でしたでしょうか。Google Workspace のアプリケーションが如何にテレワークにおいて力を発揮することができるのかをご理解いただけたら幸いです。クラウドエース・吉積情報株式会社は、テレワーク導入をご検討している企業様に対して Google Workspace を含めた Google クラウドでサポートしたいと考えております。

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