共有ドライブで社外共有を実現する方法

こんにちは、クラウドエース編集部です。

皆さんは「共有ドライブ」をご存知でしょうか？共有ドライブは、 Google ドライブが提供する「組織（※1）単位でファイルを管理するための機能」です。これまでの Google ドライブでは、個人の権限レベルでのファイル管理しかできませんでしたが、共有ドライブによって組織でファイルの権限を保持できるようになりました。組織から誰かが抜けた場合、 マイドライブでは権限の移譲が必要になりますが、共有ドライブでは権限の移譲は必要ありません。この機能によって、ユーザはより柔軟に Google ドライブの運用ができるようになりました。

しかし、そんな使い勝手の高い共有ドライブにも悩ましい問題があります。それは「社外メンバーとのファイル共有」と「共有ドライブの管理」です。今回のコラムでは、共有ドライブの運用で発生する課題、そして、それらの課題を解決するための「おすすめツール」をご紹介します。

※1 部署・プロジェクトチーム等、組織の定義は共有ドライブのユーザが行います。

共有ドライブを利用する条件は？

共有ドライブは Google Workspace Business Standard 以上のプラン および Essentials で利用可能な機能であるため、 無料の Google アカウントでは利用することができません（※2）。共有ドライブを利用する場合は Google Workspace Business Standard 以上のエディションを契約する必要があります（※3）。

※2 Google Workspace(旧 G Suite) は Google が提供する各種サービス（ Gmail 、ドライブ、カレンダー）をビジネス向けにパッケージングしたグループウェアです。
※3 Google Workspace Business Starter をご契約の場合は、Business standard にアップグレードする必要があります。

共有ドライブについて詳しく知りたい方にオススメ

Google Workspace や 共有ドライブについて詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。共有ドライブの記事については、概要から権限の種類、運用の注意点まで詳細に解説をしています。是非チェックしてみてください。

共有ドライブを安全に運用できる「 Cmosy 」

弊社グループ会社の吉積情報株式会社は Google ドライブ拡張サービス「 Cmosy 」を提供しています。Cmosy は Google Workspace と連携して動作するサービスであるため、 Google Workspace アカウントがあれば利用することができます。 Cmosy は Google ドライブのセキュリティポリシー（※4）を保持した状態で、ファイルを送受信するためのサービスです。

有効期限やパスワードによるセキュリティの保護、ログによるデータ追跡等、様々な機能を提供しています。元々は放送局向けにシャドーITを防止するために開発されたサービスですが、現在はファイル共有という普遍的な業務を行う全ての業界に向けたファイル共有サービスとして多くの企業に導入されています。

※4 Google Workspace では組織毎に Google ドライブのセキュリティポリシー（社内外でのファイル共有をOKにするか否か）を設定することができます。組織は Google Workspace の管理者が設計する単位です（部署、会社等）。

また、 Cmosy は共有ドライブの管理・共有機能もサポートしており、この機能を利用することで、共有ドライブを安全に運用することができます。次章では、 Cmosy に実装されている共有ドライブ機能のメリットや詳細について解説します。

Cmosyによって共有ドライブの安全な社外共有を実現する

Google Workspace のセキュリティポリシーを保持した状態で社外と共有ドライブを共有できる

例えば、 Google Workspace を普段利用する「一般社員グループ」という組織に対して、以下の設定（共有ドライブに対する社外からのアクセスを禁止する）を行う場合、「一般社員グループ」に所属するユーザは社外のユーザと共有ドライブを共有することができません。

Google Workspace 管理画面 共有ドライブの設定

Cmosy では共有便という機能を利用することで、このセキュリティポリシーを保持した状態で、ファイル、もしくは共有ドライブを社外と共有することができます。

社外共有を Cmosy 共有便に寄せることで、社外ユーザーとのファイル共有に有効期限を強制することができ、期限が切れたタイミングで社外ユーザの権限を自動的に外すことができます。また、もう一つのメリットとして、Cmosy にはログ機能があるため、社外共有のログを追跡しやすくなります。

共有ドライブの運用にワークフローを適用するための機能も搭載

共有ドライブの作成に管理者申請を強制できる

Google Workspace の一般ユーザーに共有ドライブの作成権限を付与する場合、共有ドライブが乱立する可能性があります。用途不明な共有ドライブが管理なしで増加することはセキュリティリスクにも繋がります。Cmosyは Google Workspace の一般ユーザーが共有ドライブを作成する場合に管理者への利用申請を強制します。一般ユーザーは管理者が使用用途に対して承認を与えない限り、共有ドライブを作成することができません。

Cmosy はファイル共有機能以外にも様々な Google ドライブ アドオン機能を提供

Cmosy は元々ファイル共有サービスとして開発されたサービスですが、現在はファイル共有以外にも様々な機能を提供しています。共有ドライブ関連の機能については、今後も定期アップデートする予定です。Cmosy に関して詳しく知りたい場合は、以下から資料請求を行うことが可能です。

吉積情報株式会社

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吉積情報が一歩先の Google ドライブの活用術をご案内します

吉積情報株式会社は、日本初の Google 認定のワークスタイル変革分野のスペシャライゼーション取得企業です。 Google ドライブ や Meet をはじめとした Google Workspace の一歩進んだ活用にご興味のある方はぜひ以下お問い合わせ先からご連絡ください。

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※セミナーへの申し込みは、バナークリック後のサイトで行うことができます。

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