こんにちは、クラウドエース編集部です。

皆さんは「共有ドライブ」をご存知でしょうか?共有ドライブは、 Google ドライブが提供する「組織(※1)単位でファイルを管理するための機能」です。これまでの Google ドライブでは、個人の権限レベルでのファイル管理しかできませんでしたが、共有ドライブによって組織でファイルの権限を保持できるようになりました。組織から誰かが抜けた場合、 マイドライブでは権限の移譲が必要になりますが、共有ドライブでは権限の移譲は必要ありません。この機能によって、ユーザはより柔軟に Google ドライブの運用ができるようになりました。

しかし、そんな使い勝手の高い共有ドライブにも悩ましい問題があります。それは「社外メンバーとのファイル共有」と「共有ドライブの管理」です。今回のコラムでは、共有ドライブの運用で発生する課題、そして、それらの課題を解決するための「おすすめツール」をご紹介します。

※1 部署・プロジェクトチーム等、組織の定義は共有ドライブのユーザが行います。

共有ドライブを利用する条件は?

共有ドライブは Google Workspace Business Standard 以上のプラン および Essentials で利用可能な機能であるため、 無料の Google アカウントでは利用することができません(※2)。共有ドライブを利用する場合は Google Workspace Business Standard 以上のエディションを契約する必要があります(※3)。

※2 Google Workspace(旧 G Suite) は Google が提供する各種サービス( Gmail 、ドライブ、カレンダー)をビジネス向けにパッケージングしたグループウェアです。
※3 Google Workspace Business Starter をご契約の場合は、Business standard にアップグレードする必要があります。

マイドライブ 共有ドライブ
無料の Google アカウント
Google Workspace Business Starter
×
Google Workspace Business Standard
Google Workspace Business Plus
Google Workspace Enterprise
Google Workspace Essentials

共有ドライブについて詳しく知りたい方にオススメ

Google Workspace や 共有ドライブについて詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。共有ドライブの記事については、概要から権限の種類、運用の注意点まで詳細に解説をしています。是非チェックしてみてください。

記事タイトル 内容
【最新】入門は5分でOK!! Google Workspace で働き方改革を推進せよ! Google Workspace の基本情報について解説しています。
Google ドライブ- 共有ドライブ入門!マイドライブとの違いとは? 共有ドライブの概要、権限、制限、運用する上での注意点について詳しく解説しています。

共有ドライブ運用の悩ましい課題

共有ドライブは社内外のユーザとファイルを共有できるのが大きなメリットです。しかしながら、管理者の観点から見ると、いくつかリスクが存在します。本章では、共有ドライブを運用する上で発生するリスクについて説明します。

社外ユーザの権限の外し忘れ

共有ドライブのメンバーに社外ユーザが存在する場合、そのユーザの権限削除は共有ドライブの管理者の責任です。しかし、人間が管理をおこなう以上ミスは発生します。例えば、管理者が組織を離れたメンバーの権限を外し忘れ、そのユーザがフリーのアドレスで組織に所属していたままになっていた場合はどうでしょうか。既に組織には属していないにも関わらず、個人の Google ドライブの画面から所属していた組織のフォルダに接続できてしまいます。

共有ドライブが増えてきた場合の管理

共有ドライブは運用が進むにつれて数が増えていきます。その場合、管理者は社外ユーザに共有されている共有ドライブをどのように精査したら良いでしょうか。必要な権限なのか、そうではないのか、管理者は判断することができません。

共有ドライブを安全に運用できる「 Cmosy 」

弊社グループ会社の吉積情報株式会社は Google ドライブ拡張サービス「 Cmosy 」を提供しています。Cmosy は Google Workspace と連携して動作するサービスであるため、 Google Workspace アカウントがあれば利用することができます。 Cmosy は Google ドライブのセキュリティポリシー(※4)を保持した状態で、ファイルを送受信するためのサービスです。

 

有効期限やパスワードによるセキュリティの保護、ログによるデータ追跡等、様々な機能を提供しています。元々は放送局向けにシャドーITを防止するために開発されたサービスですが、現在はファイル共有という普遍的な業務を行う全ての業界に向けたファイル共有サービスとして多くの企業に導入されています。

※4 Google Workspace では組織毎に Google ドライブのセキュリティポリシー(社内外でのファイル共有をOKにするか否か)を設定することができます。組織は Google Workspace の管理者が設計する単位です(部署、会社等)。

また、 Cmosy は共有ドライブの管理・共有機能もサポートしており、この機能を利用することで、共有ドライブを安全に運用することができます。次章では、 Cmosy に実装されている共有ドライブ機能のメリットや詳細について解説します。

Cmosy が共有ドライブの運用にもたらすメリット

Cmosy によって共有ドライブの運用はどう変わるのでしょうか。本章では、 Cmosy が共有ドライブの運用にもたらすメリットについて解説します。

共有ドライブの利用状況を把握することができる

Cmosy の管理機能には、共有ドライブの利用状態を可視化する機能が備わっています。この機能は Cmosy のどのエディションでも利用可能です。

共有状況の可視化

Cmosy と 共有ドライブを同期することができます。同期することによって「どの共有ドライブが社外共有中なのか」「誰と共有しているのか」を一目で判断することができます。

共有ドライブ管理画面

利用状況をCSVで出力

共有ドライブの共有者や利用状況(更新日時)をCSVで確認することができます。管理者は不要な共有ドライブであるか否かをこのCSVデータから判断することができます。CSVは Cmosy の管理画面からダウンロードすることができます。

利用状況CSVのダウンロード画面

CSVで取得可能な項目は以下の通りです。

項目 説明
共有ドライブID 共有ドライブのID
共有ドライブ名 共有ドライブの名称
社外ユーザが共有者にいるか否か 共有ドライブに社外ユーザが含まれているか否かの判定
共有者一覧 共有者の「メールアドレス」と「権限」
ファイル数 共有ドライブ内のファイル数
フォルダ数 共有ドライブ内のフォルダ数
最終更新日 共有ドライブ内のファイル・フォルダの最終更新日

Google Workspace のセキュリティポリシーを保持した状態で社外と共有ドライブを共有できる

例えば、 Google Workspace を普段利用する「一般社員グループ」という組織に対して、以下の設定(共有ドライブに対する社外からのアクセスを禁止する)を行う場合、「一般社員グループ」に所属するユーザは社外のユーザと共有ドライブを共有することができません。

Google Workspace 管理画面 共有ドライブの設定

Cmosy では共有便という機能を利用することで、このセキュリティポリシーを保持した状態で、ファイル、もしくは共有ドライブを社外と共有することができます。

社外共有を Cmosy 共有便に寄せることで、社外ユーザーとのファイル共有に有効期限を強制することができ、期限が切れたタイミングで社外ユーザの権限を自動的に外すことができます。また、もう一つのメリットとして、Cmosy にはログ機能があるため、社外共有のログを追跡しやすくなります。

共有ドライブの作成に管理者申請を強制できる

Google Workspace の一般ユーザーに共有ドライブの作成権限を付与する場合、共有ドライブが乱立する可能性があります。用途不明な共有ドライブが管理なしで増加することはセキュリティリスクにも繋がります。Cmosyは Google Workspace の一般ユーザーが共有ドライブを作成する場合に管理者への利用申請を強制します。一般ユーザーは管理者が使用用途に対して承認を与えない限り、共有ドライブを作成することができません。

Cmosy はファイル共有機能以外にも様々な Google Workspace アドオン機能を提供

Cmosy は元々ファイル共有サービスとして開発されたサービスですが、現在はファイル共有以外にも様々な機能を提供しています。共有ドライブ関連の機能については、今後も定期アップデートする予定です。Cmosy に関して詳しく知りたい場合は、以下フォームから問い合わせを行うことが可能です。

Cmosyお問い合わせ

お問い合わせフォーム:https://cmosy.jp/contact

ワークスタイル変革分野のスペシャライゼーションを保持する吉積情報が一歩先の Workspace と Google ドライブの活用術をご案内します

吉積情報株式会社は、日本初の Google 認定のワークスタイル変革分野のスペシャライゼーション取得企業です。 Google ドライブ や Meet をはじめとした Google Workspace の一歩進んだ活用にご興味のある方はぜひ以下お問い合わせ先からご連絡ください。

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