こんにちは、クラウドエース編集部です。

皆さんは「共有ドライブ」をご存知でしょうか?共有ドライブは、 Google ドライブが提供する「組織(※1)単位でファイルを管理するための機能」です。これまでの Google ドライブでは、個人の権限レベルでのファイル管理しかできませんでしたが、共有ドライブによって組織でファイルの権限を保持できるようになりました。組織から誰かが抜けた場合、 マイドライブでは権限の移譲が必要になりますが、共有ドライブでは権限の移譲は必要ありません。この機能によって、ユーザはより柔軟に Google ドライブの運用ができるようになりました。

しかし、そんな使い勝手の高い共有ドライブにも悩ましい問題があります。それは「社外メンバーとのファイル共有」と「共有ドライブの管理」です。今回のコラムでは、共有ドライブの運用で発生する課題、そして、それらの課題を解決するための「おすすめツール」をご紹介します。

※1 部署・プロジェクトチーム等、組織の定義は共有ドライブのユーザが行います。

共有ドライブを利用する条件は?

共有ドライブは G Suite Business や Enterprise 、Essentials で利用可能な機能であるため、 無料の Google アカウントでは利用することができません(※2)。共有ドライブを利用する場合は G Suite Business 以上のエディションを契約する必要があります(※3)。

※2 G Suite は Google が提供する各種サービス( Gmail 、ドライブ、カレンダー)をビジネス向けにパッケージングしたグループウェアです。
※3 G Suite Basic をご契約の場合は、Businessにアップグレードする必要があります。

マイドライブ 共有ドライブ
無料の Google アカウント
G Suite Basic
×
G Suite Business
G Suite Enterprise
G Suite Essentials
G Suite Enterprise Essentials

共有ドライブについて詳しく知りたい方にオススメ

G Suite や 共有ドライブについて詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。共有ドライブの記事については、概要から権限の種類、運用の注意点まで詳細に解説をしています。是非チェックしてみてください。

記事タイトル 内容
【最新】G Suite 入門は5分でOK!! 働き方改革を推進せよ! G Suite の基本情報について解説しています。
Google ドライブ- 共有ドライブ入門!マイドライブとの違いとは? 共有ドライブの概要、権限、制限、運用する上での注意点について詳しく解説しています。

共有ドライブ運用の悩ましい課題

共有ドライブは社内外のユーザとファイルを共有できるのが大きなメリットです。しかしながら、管理者の観点から見ると、いくつかリスクが存在します。本章では、共有ドライブを運用する上で発生するリスクについて説明します。

社外ユーザの権限の外し忘れ

共有ドライブのメンバーに社外ユーザが存在する場合、そのユーザの権限削除は共有ドライブの管理者の責任です。しかし、人間が管理をおこなう以上ミスは発生します。例えば、管理者が組織を離れたメンバーの権限を外し忘れ、そのユーザがフリーのアドレスで組織に所属していたままになっていた場合はどうでしょうか。既に組織には属していないにも関わらず、個人の Google ドライブの画面から所属していた組織のフォルダに接続できてしまいます。

共有ドライブが増えてきた場合の管理

共有ドライブは運用が進むにつれて数が増えていきます。その場合、管理者は社外ユーザに共有されている共有ドライブをどのように精査したら良いでしょうか。必要な権限なのか、そうではないのか、管理者は判断することができません。

共有ドライブを安全に運用できる「 Cmosy 」

弊社グループ会社の吉積情報株式会社は Google ドライブ拡張サービス「 Cmosy 」を提供しています。Cmosy は G Suite と連携して動作するサービスであるため、 G Suite アカウントがあれば利用することができます。 Cmosy は Google ドライブのセキュリティポリシー(※4)を保持した状態で、ファイルを送受信するためのサービスです。有効期限やパスワードによるセキュリティの保護、ログによるデータ追跡等、様々な機能を提供しています。元々は放送局向けにシャドーITを防止するために開発されたサービスですが、現在はファイル共有という普遍的な業務を行う全ての業界に向けたファイル共有サービスとして多くの企業に導入されています。

※4 G Suite では組織毎に Google ドライブのセキュリティポリシー(社内外でのファイル共有をOKにするか否か)を設定することができます。組織は G Suite の管理者が設計する単位です(部署、会社等)。

そんな Cmosy は共有ドライブの管理・共有機能もサポートしており、この機能を利用することで、共有ドライブを安全に運用することができます。次章では、 Cmosy に実装されている共有ドライブ機能のメリットや詳細について解説します。

Cmosy が共有ドライブの運用にもたらすメリット

Cmosy によって共有ドライブの運用はどう変わるのでしょうか。本章では、 Cmosy が共有ドライブの運用にもたらすメリットについて解説します。

共有ドライブの利用状況を把握することができる

Cmosy の管理機能には、共有ドライブの状態を監視する機能が備わっています。この機能は Cmosy のどのエディションでも利用可能です。

同期機能

Cmosy と 共有ドライブを同期することができます。同期することによって「どの共有ドライブが社外共有中なのか」「誰と共有しているのか」を一目で判断することができます。

共有ドライブ管理画面

共有ドライブの絞り込み

社外共有中、もしくは名称で共有ドライブの絞り込みを行うことができます。

共有状態と利用状況をCSVで確認

共有ドライブの共有者や利用状況(更新日時)をCSVで確認することができます。管理者は不要な共有ドライブであるか否かをこのCSVデータから判断することができます。CSVは Cmosy の管理画面からダウンロードすることができます。

利用状況CSVのダウンロード画面

CSVで取得可能な項目は以下の通りです。

項目 説明
共有ドライブID 共有ドライブのID
共有ドライブ名 共有ドライブの名称
社外ユーザが共有者にいるか否か 共有ドライブに社外ユーザが含まれているか否かの判定
共有者一覧 共有者の「メールアドレス」と「権限」
ファイル数 共有ドライブ内のファイル数
フォルダ数 共有ドライブ内のフォルダ数
最終更新日 共有ドライブ内のファイル・フォルダの最終更新日

社外共有がNGの状態で社外とファイルを共有できる

例えば、 G Suite を普段利用する「一般社員グループ」という組織に対して、以下の設定(共有ドライブに対する社外からのアクセスを禁止する)を行う場合、「一般社員グループ」に所属するユーザは社外のユーザと共有ドライブを共有することができません。

G Suite 管理画面 共有ドライブの設定

しかし、 Cmosy では「共有ドライブのセキュリティポリシーが社外共有NG」の状態で、社外との共有を実現します。社外共有を全て Cmosy に寄せることで、社外ユーザーとの共有に対して有効期限を設定することができます。これにより、期限が切れたタイミングで社外ユーザの権限を自動で外すことができます。また、もう一つのメリットとして、Cmosy にはログ機能があるため、社外共有のログを追跡しやすくなります。

以降では、社外との共有方法について説明します。

社外共有用の共有ドライブを作成する

Cmosy ユーザは社外共有のための共有ドライブを作成することができます。ユーザは共有ドライブを作成するための専用ページに接続し、共有ドライブの管理を行います(※5)。作成した共有ドライブは共有便の「共有対象」として選択することができます。

※5 Cmosy 管理者は、ユーザの作成・更新権限を停止することが可能です。

ユーザ向け共有ドライブ管理画面

ユーザ向け共有ドライブ管理画面に接続したら、「+」ボタンを押下してください。共有ドライブ作成モーダルが表示されるので、「共有ドライブ名」と「メモ」を入力してください(「メモ」は共有ドライブの用途・目的を記載するために利用します)。2つの項目を入力し「作成する」ボタンを押下すれば、共有ドライブの作成は完了です。

共有ドライブ作成モーダル

共有便で社外と共有ドライブを共有する

Cmosy 共有便を利用すれば、共有ドライブを社外と共有することができます(※6)。ただし、社外と共有する場合は、Cmosy 管理画面で社外共有の許可設定を行う必要があります。本節では共有便で社外のユーザと共有ドライブを共有する手順について説明します。

※6 共有ドライブの他にファイルも選択することができます。フォルダについては社外共有を現状行うことはできません。

Cmosy 共有便

  1. 共有対象を選択します。共有ドライブを選択する場合は「+ 共有ドライブを選択」リンクをクリックします。

    共有対象の選択

    リンクを押下すると、共有ドライブ選択モーダルが表示されるので、「ユーザ向け共有ドライブ管理画面」で作成した共有ドライブを選択します。

    共有ドライブ選択モーダル

  2. 共有便が実行されると、結果メールで共有先のユーザに送信されます。この時のメールタイトルを必要であれば修正します。

    メールタイトルの編集

  3. 共有先のユーザに送信するメッセージを入力します。

    メッセージの修正

  4. 共有者を選択します。共有者は「閲覧者」または「編集者」から選択が可能です。

    共有者の選択

    「閲覧者追加」「編集者追加」ボタンを押下すると、宛先追加モーダルが表示されますので、共有者のメールアドレスを追加します。

    宛先追加モーダル

    この時に追加する「編集者」と「閲覧者」は共有ドライブの「投稿者」と「閲覧者」に該当します。

    Cmosy 共有便権限 共有ドライブ権限
    管理者
    コンテンツ管理者
    編集者 投稿者
    閲覧者(コメント)
    閲覧者 閲覧者
  5. 共有ドライブを共有する有効期限を設定します。

    共有期限の選択

(1)~(5)を入力し、「共有する」ボタンを押下すれば、共有ドライブの共有が実行されます。以上で共有便の実行は完了です。有効期限前に共有を解除したい場合は利用履歴画面から、共有のキャンセルを行うことができます。

Cmosy の今後の展開

Cmosy では今後も共有ドライブに関連する機能をリリースしていく予定です。まずは2020年6月に共有ドライブのログ出力機能をリリースする予定になっています。この機能により、共有ドライブの利用状況や共有者をCSVで全量ダウンロードすることができます。Cmosy はそれ以外にも様々な機能をリリースしていく予定です。

Cmosy の利用者のご意見をいただき、より利便性の高いサービスを目指していきます。

Cmosy はウェビナーを定期開催

吉積情報株式会社は、 Cmosy のウェビナーを定期開催しています。このウェビナーでは、 Cmosy の営業担当が Cmosy の概要や新機能の紹介を行います。 Cmosy のウェビナーの詳細についてはコチラをご確認ください。

また、機能や導入実績等、Cmosyについて詳しく知りたい場合は、以下バナーから資料請求、もしくは公式ページから直接お問い合わせください。

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