こんにちは、クラウドエース編集部です。

皆さんは普段 Google ドライブを利用していますか? Google ドライブは無料でも開始できるサービスであるため、おそらく多くの方が普段から利用しているのではないでしょうか。 また、 Google はビジネス向けに G Suite というグループウェアを提供しており、この G Suite を契約すれば、ユーザーはより高いセキュリティ・保存容量で Google ドライブを利用することができます。しかし、Google ドライブは便利なツールではありますが、企業・組織で運用するからこそ発生する課題もあります。 今回のコラムでは、企業の Google ドライブ運用課題を解決するためのツール「ドライブマネージャー」をご紹介します。

企業における Google ドライブの運用課題

企業の Google ドライブの運用については、最近「共有ドライブ」が注目を集めています。共有ドライブは、個人ではなく組織でファイルを管理するための機能です。以前は「チームドライブ」というサービス名でしたが、現在は「共有ドライブ」に名称が変更になっています。 共有ドライブは組織でファイルを管理できるため、ユーザーが退職等の理由でいなくなったとしても、組織で権限を引き継ぐことができます。今回は G Suite で利用可能な「共有ドライブ(※1)」に焦点を当てて、いくつか課題をピックアップします(※2)。

※1 共有ドライブは Googel ドライブの機能の一つで G Suite Business / Enterprise / Essentials / Enterprise Essentials で利用することができます。ただし、 G Suite Basic では利用することができません。

※2 ②については Google ドライブに限らず G Suite 全体の課題ではありますが、 Google ドライブに関連する内容であるため、課題の一つとしてピックアップしました。

課題① 共有ドライブの詳細な管理ができない

G Suite の管理者は Google が提供する管理ダッシュボードから全ての共有ドライブの閲覧、権限変更を行うことができます。

しかし、Google ドライブの運用を続けていく限り、共有ドライブの数は運用期間に比例して増えていきます。そういった場合に、以下のような問題が発生します。

  • 運用されている共有ドライブであるか判断することができない
    G Suite の管理ダッシュボードでは、共有ドライブの利用率を確認することができます。しかし、ファイルだけが保存されているだけで実際には運用されていない共有ドライブが存在する場合、管理者は最近の運用状況までは判断することができません。
  • そもそも社外共有中の共有ドライブがどれだけあるかわからない
    G Suite の管理ダッシュボードを利用すれば、共有ドライブの共有ユーザを確認することができます。しかし、一つずつクリックして確認する必要があるため、数百・数千の共有ドライブが存在する場合、確認作業だけでそれなりの工数が発生します。

課題② チーム毎に G Suite リソースを一括管理できない

チームで共有ドライブを活用する場合、コミュニケーションのために他の G Suite サービスを利用したいケースがあります。その場合、ユーザは別途チーム用の Google グループを作成したり、チーム用の Google カレンダーを作成したりする必要があります。これらのリソース作成は非常に手間がかかる作業です。前述した通り、共有ドライブの運用課題というよりも、 G Suite でチーム運用する場合の課題と言えるかもしれません。

ドライブマネージャーは Google ドライブの運用課題を解決するツール

ドライブマネージャーは、弊社グループ会社の吉積情報株式会社が開発したWebサービスで、主に共有ドライブの運用課題を解決するために開発されたサービスです。本章では、ドライブマネージャーが具体的にどのような運用課題を解決するのかを説明します。

ドライブマネージャーが解決する3つのポイント

企業がドライブマネージャーが導入することで解決できる3つのポイントについて解説します。

解決課題① 共有ドライブの利用状況を可視化

ドライブマネージャーは、ドライブの利用状況をCSVで出力することができます。共有ユーザの一覧(メールアドレス・権限)やファイル・フォルダの最終更新日も取得することができます。

これらの情報により、管理者は共有ドライブが日々運用されているかを判断することができます。

項目 説明
共有ドライブID 共有ドライブのID
共有ドライブ名 共有ドライブの名称
社外ユーザが共有者にいるか否か 共有ドライブに社外ユーザが含まれているか否かの判定
共有者一覧 共有者の「メールアドレス」と「権限」
管理者一覧 共有ドライブの管理者一覧
ファイル数 共有ドライブ内のファイル数
フォルダ数 共有ドライブ内のフォルダ数
最終更新日 共有ドライブ内のファイル・フォルダの最終更新日

表1. CSVの項目一覧

解決課題② 社外共有中のドライブをピックアップ

ドライブマネージャーには、 Google ドライブで作成した共有ドライブと同期する機能があります。同期処理を行うことで、管理者はドライブマネージャーのWeb画面から共有ドライブが社外共有中であるかを目視で判断できるようになります。

また、前述したCSVからも共有ドライブが社外共有中であるかを判断することができます。

共有ドライブ一覧

解決課題③ グループ単位で G Suite リソースを管理できる

ドライブマネージャーには「グループ管理」という機能があります。この機能を利用することで、管理者は以下のようなメリットを享受することができます(※3)。

※3 Google グループとの混同を避けるために、ドライブマネージャーで作成したグループは「DMグループ」と呼称します。

  • DMグループに対して各 G Suite リソースを紐づけることができる
    DMグループを作成すると、共有ドライブ・ グループML・ カレンダーが自動的にDMグループに紐づけられます。DMグループに所属するユーザは、グループマネージャーが提供する専用画面から自分が所属するDMグループを確認し、各 G Suite リソースにアクセスすることができます。
  • 各 G Suite サービスに対する権限管理を Google グループに寄せることができる
    「DMグループ」に紐づく Google グループが共有ドライブとカレンダーの権限を保持するため、これらの G Suite サービスの権限管理は全て Google グループに寄せることができます。 Google グループからメンバーを外すことで、 共有ドライブやカレンダといった G Suite サービスにはアクセスできなくなります。
  • CSVで一括作成が可能
    DMグループはCSVによって一括作成することができます。この機能を利用すれば、一つ一つDMグループを作成する手間を省くことができます。

DMグループ一覧

ドライブマネージャーはお客様のニーズを取り入れて開発したサービス

吉積情報株式会社は、 ドライブマネージャーとは別に Cmosy というサービスの提供も行なっています。ドライブマネージャーは吉積情報株式会社がこれまで Cmosy の開発で培ってきた知見を集約したサービスになっています。これらの機能は実際に多くのお客様に利用され、日々進化を続けています。そして、今後も多くの機能リリースが予定されています。

ドライブマネージャーを実際に利用してみよう

ドライブマネージャーは、1ヶ月の無料トライアルを実施しています。トライアルの申し込みはコチラから行うことができます。

Google ドライブ・ Meet の活用方法を解説するウェビナーを定期開催中

吉積情報株式会社は、 Google ドライブや Meet の活用方法についてのウェビナーを定期開催しています。このウェビナーでは、 G Suite の専門資格を保持する営業担当が Google ドライブや Meet の概要や事例をご紹介します。 ウェビナーの詳細についてはコチラをご確認ください。

また、今回説明したドライブマネージャーの機能は Cmosy というサービスでも利用することができます。機能や導入実績等、Cmosyについて詳しく知りたい場合は、以下バナーから資料請求、もしくは公式ページから直接お問い合わせください。

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