こんにちは、クラウドエース編集部です。

皆さんは普段 Google ドライブを利用していますか? Google ドライブは無料でも開始できるサービスであるため、おそらく多くの方が普段から利用しているのではないでしょうか。 また、 Google はビジネス向けに Google Workspace というグループウェアを提供しており、この Google Workspace を契約すれば、ユーザーはより高いセキュリティ・保存容量で Google ドライブを利用することができます。しかし、Google ドライブは便利なツールではありますが、企業・組織で運用するからこそ発生する課題もあります。 今回のコラムでは、企業の Google ドライブ運用課題を解決するためのツール「ドライブマネージャー」をご紹介します。

企業における 共有ドライブの運用課題

企業の Google ドライブの運用については、最近「共有ドライブ」が注目を集めています。共有ドライブは、個人ではなく組織でファイルを管理するための機能です。以前は「チームドライブ」というサービス名でしたが、現在は「共有ドライブ」に名称が変更になっています。 共有ドライブは組織でファイルを管理できるため、ユーザーが退職等の理由でいなくなったとしても、組織で権限を引き継ぐことができます。今回は Google Workspace で利用可能な「共有ドライブ(※1)」に焦点を当てて、いくつか課題をピックアップします(※2)。

※1 共有ドライブは Googel ドライブの機能の一つで Google Workspace Business Standard / Business Plus / Enterprise / Essentials で利用することができます。ただし、 Google Workspace Business Starter では利用することができません。

※2 ②については Google ドライブに限らず Google Workspace 全体の課題ではありますが、 Google ドライブに関連する内容であるため、課題の一つとしてピックアップしました。

課題① 共有ドライブの詳細な管理ができない

Google Workspace の管理者は Google が提供する管理ダッシュボードから全ての共有ドライブの閲覧、権限変更を行うことができます。

しかし、Google ドライブの運用を続けていく限り、共有ドライブの数は運用期間に比例して増えていきます。そういった場合に、以下のような問題が発生します。

  • 運用されている共有ドライブであるか判断することができない
    Google Workspace の管理ダッシュボードでは、共有ドライブの利用率を確認することができます。しかし、ファイルだけが保存されているだけで実際には運用されていない共有ドライブが存在する場合、管理者は最近の運用状況までは判断することができません。
  • そもそも社外共有中の共有ドライブがどれだけあるかわからない
    Google Workspace の管理ダッシュボードを利用すれば、共有ドライブの共有ユーザを確認することができます。しかし、一つずつクリックして確認する必要があるため、数百・数千の共有ドライブが存在する場合、確認作業だけでそれなりの工数が発生します。

課題② 共有ドライブの乱立

Google Workspace の一般ユーザーに共有ドライブの作成権限を付与する場合、管理者が把握できないところで、共有ドライブが乱立する可能性があります。

ドライブマネージャーは Google ドライブの運用課題を解決するツール

ドライブマネージャーは、弊社グループ会社の吉積情報株式会社が開発したWebサービスで、主に共有ドライブの運用課題を解決するために開発されたサービスです。本章では、ドライブマネージャーが具体的にどのような運用課題を解決するのかを説明します。

ドライブマネージャーが解決する3つのポイント

企業がドライブマネージャーが導入することで解決できる3つのポイントについて解説します。

解決課題① 共有ドライブの利用状況を可視化

ドライブマネージャーは、ドライブの利用状況をCSVで出力することができます。共有ユーザの一覧(メールアドレス・権限)やファイル・フォルダの最終更新日も取得することができます。

これらの情報により、管理者は共有ドライブが日々運用されているかを判断することができます。

項目 説明
共有ドライブID 共有ドライブのID
共有ドライブ名 共有ドライブの名称
社外ユーザが共有者にいるか否か 共有ドライブに社外ユーザが含まれているか否かの判定
共有者一覧 共有者の「メールアドレス」と「権限」
管理者一覧 共有ドライブの管理者一覧
ファイル数 共有ドライブ内のファイル数
フォルダ数 共有ドライブ内のフォルダ数
最終更新日 共有ドライブ内のファイル・フォルダの最終更新日

表1. CSVの項目一覧

解決課題② 社外共有中のドライブをピックアップ

ドライブマネージャーには、 Google ドライブで作成した共有ドライブと同期する機能があります。同期処理を行うことで、管理者はドライブマネージャーのWeb画面から共有ドライブが社外共有中であるかを目視で判断できるようになります。

また、前述したCSVからも共有ドライブが社外共有中であるかを判断することができます。

共有ドライブ一覧

解決課題③ 共有ドライブの管理者に削除確認メールを送信

共有ドライブの数が数百〜数千以上ある場合、 Google Workspace の管理者が一つ一つの共有ドライブに対して棚卸しを行うのは現実的ではありません。ドライブマネージャーには Google Workspace の管理者に対して、削除確認メールを行う機能がサポートされています。この機能を利用すれば、管理者は共有ドライブの運用者の判断で不必要な共有ドライブを削除することができます。運用者が削除に同意する場合、自動的に共有ドライブは削除されます。

ドライブマネージャーとCmosyの違い

Cmosyはドライブマネージャーと同様に Google ドライブを拡張したサービスです。Cmosyを利用することで Google Workspace の高いセキュリティポリシーを保持した状態でファイルを社外と共有することができます。ドライブマネージャーとCmosyの間には互換性があるため、利用者はいつでもドライブマネージャーからCmosyにアップグレードすることが可能です。ドライブマネージャーで利用することができる機能はCmosyでも利用することが可能で、プラスアルファで共有ドライブの運用をサポートする機能を利用することができます。

Cmosyにアップデートするメリット

ドライブマネージャーは共有ドライブの管理に特化したサービスですが、Cmosyは共有ドライブの運用により踏み込んだ機能を提供します。

申請機能により、共有ドライブの乱立を制御することができる

共有ドライブの作成権限を Google Workspace の一般ユーザーに付与する場合、共有ドライブの乱立が発生する可能性があります。Cmosy を利用することで、管理者は Google Workspace の個人ユーザーから共有ドライブの作成権限を解除した上で、共有ドライブの作成時に個人ユーザーから管理者へ申請を必要とする運用が可能となります。

社外共有をCmosyに集約し、共有の有効期限を強制することができる

Cmosyを利用すると、社外共有のセキュリティポリシー(社外共有NG)を保持した状態でファイルを社外共有することができます。ユーザーがファイル共有を行う場合、有効期限の設定が強制されるため、権限の消し忘れが放置される心配はありません。Cmosyを利用することで、管理者は社外共有のリスク管理から解放されます。

ドライブマネージャーは共有ドライブの管理に特化したサービスで、Cmosyは作成フローや社外共有も含めた包括的な共有ドライブの運用をサポートするためのサービスです。共有ドライブの運用は Google Workspace のユーザー数やセキュリティポリシーによって変わってくるため、要件に応じてサービスを選択することをおすすめします。

ドライブマネージャーはお客様のニーズを取り入れて開発したサービス

吉積情報株式会社は、 ドライブマネージャーとは別に Cmosy というサービスの提供も行なっています。ドライブマネージャーは吉積情報株式会社がこれまで Cmosy の開発で培ってきた知見を集約したサービスになっています。これらの機能は実際に多くのお客様に利用され、日々進化を続けています。そして、今後も多くの機能リリースが予定されています。

ワークスタイル変革分野のスペシャライゼーションを保持する吉積情報が一歩先の Workspace と Google ドライブの活用術をご案内します

吉積情報株式会社は、日本初の Google 認定のワークスタイル変革分野のスペシャライゼーション取得企業です。 Google ドライブ や Meet をはじめとした Google Workspace の一歩進んだ活用にご興味のある方はぜひ以下お問い合わせ先からご連絡ください。

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2021年2月3日(水) 15:00-16:00 に「Google Workspace 新プラン総ざらいセミナー(オンライン開催)」を開催します!プラン変更解説や Google ドライブをもっと安全に利活用するための拡張機能等を徹底解説します!

※セミナーへの申し込みは、バナークリック後のサイトで行うことができます。

吉積情報株式会社

TEL:03-6280-5940
メール:sales@yoshidumi.co.jp
サービス紹介URL:https://www.yoshidumi.com/service/gsuite/

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