こんにちは。クラウドエース編集部です。

普段の業務で情報収集したり、思いついたアイディアを書き留めたりするなど、仕事においてメモを利用する場面は数多くあります。メモを活用する際は、クラウド上でデータを管理、共有ができるクラウドメモが便利です。この記事では、クラウドメモの特徴やメリット、サービスを選ぶ時のポイント、おすすめのサービスなどを詳しく解説します。ぜひ、普段の業務に役立ててください。

クラウドメモはクラウド型のメモ管理サービス

クラウドメモとは、クラウドに対応しているメモ管理サービスのことです。アカウントさえ作成すれば、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなど複数端末から閲覧や編集ができます。さらに、新規で追加したり編集したりした内容は全ての端末で同期されます。手元にあるデバイスで操作できるため、外出先でもペンや紙を持ち運ぶ必要がなく、アナログのメモよりも手軽に利用できることが特徴です。

クラウドメモを利用するメリットは?


普段の業務でクラウドメモを利用するメリットはたくさんあります。ここでは、具体的にどのようなメリットがあるのかを紹介します。

デバイスが制限されない

クラウドメモは、利用するサービスにも異なりますが、デバイスが制限されません。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレット端末からでもアクセスが可能なため、手軽に利用できます。そのため、ふとアイデアが思いついた時などにもすぐに手元の端末でメモを残しておくことが可能です。

手軽に共有できる

クラウドメモにある共有機能を利用すれば、社内の従業員に手軽にメモを共有できます。紙のメモを利用して共有する場合は、メモを相手に手渡したりメモの内容をパソコンに打ち直してメールで送ったりなど非常に手間がかかってしまいます。クラウドメモは、手間もかからずリアルタイムで内容を共有可能です。

紛失リスクがない

クラウドメモは、クラウド上にメモの内容が保存されるため、紛失する心配がありません。紙のメモの場合、しっかり管理がされていないとメモした紙を紛失してしまう可能性があります。重要な内容が書かれた紙の場合、情報漏洩のリスクも伴います。クラウドメモであれば、安心して利用できます。

操作しやすい

クラウドメモは、手元のデバイスでメモを簡単に書くことができるなど、操作性に優れています。紙の場合は、すぐにメモしたい場合でも紙とペンを用意する必要があるため、時間がかかる点が欠点です。クラウドメモは、紙とペンをわざわざ用意する必要がなく、タイプあるいはタップするだけでメモを残せるため業務効率化につながります。

【社内利用向け】クラウドメモの選び方のポイント


クラウドメモのサービスはさまざまです。そのため、自社に合ったものを選ぶ必要があります。ここでは、社内利用向けの観点から、クラウドメモの選び方を解説します。

操作性に優れているか

メモを手軽に書ける、必要なメモにアクセスがしやすいなど操作性に優れているかどうかがポイントです。操作性をチェックする際には、各従業員が使いやすいと感じるかどうかも確認しておきましょう。また、自社の目的に合った必要な機能が搭載されているかどうかもチェックすることが大切です。

複数人で共有できるか

社内でメモを共有したい場合は、クラウドメモに共有機能が搭載されているかどうか確認することが重要です。共有機能がない場合、メモした内容は個人のみで留まってしまいます。共有機能があれば、従業員はすぐにメモの内容を確認できるため、社内の情報管理にも活用することが可能です。

マルチデバイスに対応しているか

クラウドメモを選ぶ際は、マルチデバイスに対応しているかどうかも確認しておきましょう。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなど、他のデバイスに対応しているか、アクセスできるかかが選ぶポイントです。マルチデバイスに対応しているサービスであれば、従業員は外出先でも手元のデバイスでメモの確認ができます。

クラウドメモのおすすめツールやアプリ19選

ここでは、クラウドメモのおすすめツールやアプリを紹介します。自社に合ったサービスを選ぶ際の参考にしてください。

Google Keep

Google Keep™ は、Google™ が提供しているメモ機能アプリです。Google アカウントを作成すれば無料で利用でき、メモした内容は全て Google Drive™ に保存されます。シンプルなインター フェースで見やすく操作性にも優れていることが特徴です。音声をテキストに変換できる音声入力機能やあらかじめ設定した日時を知らせてくれるアラーム機能などさまざまな機能が搭載されています。

Evernote

Evernote は、クラウドメモのサービスの中でも知名度が高く、多くの人が利用しています。テキストだけでなく、画像や音声、ファイルなどの情報を保存することが可能です。名刺など紙文書のスキャンや装飾機能、リマインダー機能などが搭載されています。プランには「ベーシック」、「プレミアム」、「Business」があり、ベーシックであれば無料で利用できます。しかし、2 台の端末でしかデータを同期できないなど制限があるため、社内で利用する場合は上位プランを採用すると良いでしょう。

Dropbox Paper

Dropbox Paper は、Dropbox が提供しているドキュメント作成・共有サービスです。Dropbox のアカウントを作成すれば無料で利用でき、ブラウザでドキュメントの作成や編集が可能です。ドキュメントを複数人で共有することができ、保存したメモは Dropbox のストレージに保存されます。ドキュメントへのコメント機能や To Do リスト作成機能などが搭載されており、絵文字の利用や表組の作成も可能で、汎用性の高さが特徴です。

Simplenote

Simplenote は、WordPress.com などを開発した Automattic が提供している無料で利用できるツールです。シンプルな画面で操作がしやすく、タグを利用すれば、メモもすぐに見つけられます。全てのデバイスに対応しているため、いつどこにいてもリアルタイムでメモを確認できます。さらに、メモを編集した場合は自動的にバックアップされるため、必要に応じて過去の状態に戻せます。

OneNote

OneNote は、Microsoft が提供しているアプリです。テキストや画像、動画などをキャンバスのように好きな場所に自由に貼り付けて配置することが可能です。重要なメモは、シール機能を活用し、例えば「重要」、「タスク」などのシールによって一目で分かるようにできます。OneNote は、Office 365 の有料プランに入っていなくても、アカウントさえあれば無料で利用できるアプリです。

Qiita Team

Qiita Team は、社内向けの情報共有サービスです。簡単にメモを書くことができ、内容は社内の従業員に共有できます。さらに、コメント機能もあり、コメント欄で従業員同士のやりとりが可能です。初回 30 日間の無料トライアルを用意しており、計 6 つのプランが提供されています。プランによって、利用できるメンバー数などが異なるため、自社の目的に合わせて選ぶ必要があります。

Joplin

Joplin は、オープンソースのメモアプリで、無料で利用できます。Windows や macOS 以外に、Android などのモバイルデバイスにも対応しています。保存したメモは検索できるため、簡単に対象のメモを見つけられます。Joplin は、Evernote の代わりのアプリとして開発された経緯があります。そのことから、Evernote のインポートも可能で、Evernote から乗り換えたい場合にも便利です。

NotePM

NotePM は、ドキュメントの作成・共有サービスです。「社内版ウィキペディア」とも呼ばれており、ウィキペディアのように従業員が情報を書き込んだり、編集したりすることで、知りたい情報を簡単に確認できます。対象のページを閲覧した人の閲覧履歴を表示できる機能やアクセス制限機能、通知機能などさまざまな機能が搭載されています。料金プランは「スターター」、「ベーシック」、「スタンダード」などがあり、初回 30 日間は無料で利用できます。

esa

esa は、「情報を育てる」というコンセプトで生まれた情報共有サービスです。複数人で同時に編集できる同時編集エディタやチャットワークなどの各種サービスとの連携機能、記事の外部公開機能、WIP 機能などが搭載されています。WIP機能とは、「書き途中」である状態で、情報を公開できる機能です。サービス申し込み後、2 カ月は無料で利用でき、それ以降利用する場合は 1 人当たり月額 500 円の有料プランに移行する必要があります。

Scrapbox

Scrapbox は、チームで情報共有ができるサービスです。メモした内容は簡単に検索できる状態が維持されるため、分類や整理に手間がかかりません。シンプルな構造で、小さなアイデアを思いついた場合でもスピーディかつ手軽にメモを書くことができます。複数人による同時編集も可能なため、会議などにも役立ちます。Scrapbox は、「PERSONAL」または「EDUCATION」のプランであれば無料で利用でき、ビジネス利用であれば有料プランになります。

HackMD

HackMD は、オンライン Markdown エディターです。対象となる URL を従業員に共有することで、複数人が同時に編集することが可能です。また、手軽に資料を作成できるプレゼンモードやメモの整理ができるブックモード、ブラウザ拡張機能などの多様な機能が搭載されています。個人プランと公開プランは無料利用になり、非公開プランとビジネスプランは有料プランになります。

Docbase

Docbase は、ドキュメント作成・共有ツールです。Docbase のエディタは、シンプルな画面で無駄な機能がありません。そのため、手軽かつ簡単にメモを書くことができます。さらに、テレワークにおいて多くの実績がある機能を搭載しており、例えば、外部メンバーへの共有機能や簡単検索機能、タグ機能などがあります。セキュリティ性にも優れているため安心です。初期費用はかからず、「スターター」から「ビジネス」まで計 5 つのプランを用意しています。

Bear

Bear は、iPhone や iPad、Mac で利用できるメモアプリです。手軽にメモや文書の作成ができ、タグ検索機能やタスク管理機能などが搭載されています。また、複数のメモに対して相互リンクが可能で、整理もしやすいことが特徴です。Bear の機能の多くは無料で利用できます。全てのデバイスで同期したい場合やテーマ数を増やしたい場合などは有料版を利用する必要があります。

Zoho Notebook

Zoho Notebook は、さまざまなデバイスで利用できるメモアプリです。カード形式でメモを残せることが特徴で、録音や写真もテキストカードに残せます。カードは色を割り当てて、内容によって分かりやすく整理することが可能です。さらに、SMS やメール、AirDrop などでメモを手軽に共有できます。全ての機能を完全無料で利用することができ広告も表示されません。そのため、ストレスなく利用できるでしょう。

Bamboo Paper

Bamboo Paper は、紙のノートのようにメモを残すことができるメモアプリです。ノートに書くように手書きのメモを残すことができ、Bamboo Paper で残したデータは、そのままの品質で別の端末に編集できる状態で共有できます。また、利用に関しても無料です。

Inkdrop

Inkdrop は、エンジニアやデザイナーなどクリエイターのためのメモアプリで、macOS、Windows、Linux に対応しています。マークダウンやコードの共有ができ、クリエイターにとって使いやすい機能が搭載されています。60 日間の無料お試し期間が設けられており、十分な期間を設けてアプリを利用するか検討できます。注意点として、日本語に対応していないため、英語に慣れていない人は抵抗を感じるかもしれません。

PoolSketch

PoolSketch は、無料で自分だけのURLアドレスを作り、メモサイトを共有できるサービスです。具体的には、「http://plsk.net/」の後に、6 文字以上の半角英数を記載すれば、メモサイトを作成できます。そして、そのメモサイトにメモした内容が保存されるため、URL を共有すれば複数人で確認が可能です。ただし、アクセス制限がなく、URLを知っていれば誰でもアクセスできてしまうため、セキュリティには十分注意する必要があります。

メモWeb

メモ Webは、無料で個人向けに URL を提供され、自分だけのメモサイトを利用できるサービスです。PoolSketch のように、URL を共有すれば複数人での編集、閲覧が可能になります。別のサービスとして、ブラウザ上でファイル交換ができるファイル Web や電卓が使える電卓 Web などがあり、メモ Web 上のページにリンクがあるので、それらをクリックすれば必要に応じてすぐに利用できます。

オンラインメモ

オンラインメモは、無料会員登録することでメモの同期ができるメモサイトになります。会員登録なしでもメモを残せますが、会員登録することで複数のデバイスで閲覧や編集が可能になります。検索機能も搭載しており、左上にある「タイトルとタグから検索」からキーワードを入力すれば、探したい内容をすぐに見つけることができます。シンプルな画面であるため、使いやすいこともメリットです。

クラウドツール導入の前に検討したい社内インフラ

クラウドメモのようなクラウドツールはさまざまなメリットがあり便利です。しかし、社内で共有するためにはインフラの整備が必要になります。そのため、クラウドツール導入前には、インフラ整備に注力する必要があります。インフラは、ハードウェア・ソフトウェアやネットワーク、グループウェアの要素で構成するため、使いやすいプラット フォームを選ぶことで開発や拡張がしやすくなります。次からは、おすすめの BtoB プラット フォームを紹介するので、ぜひ検討してください。

BtoBプラットフォームならGoogleのGCPがおすすめ!

BtoB プラット フォームなら、Google Cloud Platform™(GCP)がおすすめです。GCP とは、簡潔に説明すると、Google がクラウドで提供するサービスの総称のことで、Google で使用されているものと同じインフラを利用して、環境構築ができるサービスです。

また、同じく Google が提供するクラウド サービスとして、Google Workspace™ があります。Google Workspace とは、Gmail やGoogle Calendar™、Google Drive などのアプリケーションを、ビジネス向けにパッケージ化したサービスです。GCP と連携させて利用することで Google Workspace の機能をさらに拡張させるなどお互いのメリットを強化できるので積極的に活用しましょう。

まとめ


クラウドメモは、紙のように手間かからず、思いついた時に気軽にメモを残し、複数人で共有できるため便利です。さまざまなサービスがあるため、導入する際は自社に合ったものを選びましょう。また、クラウドメモをスムーズに利用するために社内インフラを構築する際は、GCP がおすすめです。クラウドエースのカスタマー サービスでは、プロの視点で GCP の利用を総合的に支援します。GCP を導入する際は、ぜひお気軽にご相談ください。

※ Google、Google Keep、Google Drive、Google Cloud Platform、GCP、Google Workspace、Gmail、および、Google Calendar は Google LLC の商標です。

 

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