こんにちは、クラウドエース編集部です

Google ドライブをご利用の企業様は、どのようにして社外とファイル共有を行っているのでしょうか。社内であれば、Google ドライブ標準の共有機能を活用してファイル共有を行えば良いのですが、社外であれば話が別です。多くの企業様は Google ドライブのセキュリティ設定を「社外共有NG」にしており、ファイル共有に外部サービスを利用しているケースが多いのではないでしょうか。
現在、世の中ではコンプライアンスの重要度が高まっており、ファイルの取り扱いが非常にデリケートになっています。ファイルの取り扱いは今や企業活動における重要なコンプライアンスの一つです。
そういったコンプライアンスを重要視するお客様に対して、クラウドエースでは「Cmosy」というファイル共有サービスをオススメしています。今回の記事では、Google ドライブを既に採用している企業様に対して Google ドライブと Cmosy を一緒に利用したい7つの理由について解説します。

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社外との共有方法

「Google ドライブを利用している」且つ「セキュリティ設定が社外共有NG」の場合、どのような共有方法があるのでしょうか。社外とファイルを共有する場合以下のような共有方法が存在します。

  • 共有対象企業をホワイトリストに登録する
    G Suite の管理コンソール上でホワイトリストドメインに共有対象企業のドメインを登録することでファイル共有を可能にします。ホワイトリストの登録は G Suite 管理者のみ実行することができます。
  • BoxやDropbox等の外部ストレージを利用してファイルを共有する
    Google ドライブとは別に共有用のストレージ(Box、Dropbox等)と契約し、その共有ストレージ経由でファイル共有を行います。
  • フリーのファイル便を利用する
    ギガファイル便等フリーの共有サービスを利用してファイルの送信を行います。PCやモバイルのローカル上に存在するファイルをブラウザ経由で選択しファイルを送信することができます。

しかしながら、上記の方法はメリットもありますが、デメリットも存在します。3つの共有方法に対するメリット・デメリットを以下表にまとめました。

メリット デメリット
ホワイトリスト登録 G Suite の社内共有と同じ
セキュリティで外部共有が可能。
共有先がG Suiteを契約していない場合共有できない。
ホワイトリストとして登録できるドメイン数に制限がある。
BoxやDropbox等の
外部ストレージ
高機能なファイル共有サービスで社外共有が可能。 ファイル、アカウントの2重管理が発生する。
フリーのファイル便 無料で利用することが可能。 外部サービスにファイルのコピーが保存される。
また、送付したログを管理者は閲覧することができない。

Cmosyとは

Cmosyは吉積情報株式会社が提供するファイル共有サービスです。Cmosyは G Suite の社外共有NGのセキュリティポリシーを保持した状態でファイルの送受信をおこなうことができます。
Cmosyは3つの契約プランが存在し、要件に応じてプランを選択することができます。元々は放送局向けに開発されたサービス(Professionalプラン)ですが、現在は G Suite 拡張サービス(Standardプラン)としても評価され数多くの企業様に導入されています。
Cmosyの詳しい説明についてはこちらをご参考ください。

Cmosyをオススメする7つの理由

G Suite をご利用中、且つ社外共有をNGにしている企業様にCmosyをオススメする7つの理由について説明します。

  1. Google ドライブにファイルを一元管理することができる
    Cmosyは Google ドライブ上に存在するファイルを社外のユーザと共有するサービスです。そのため、Google ドライブ上でファイルを一元管理しながら外部にファイルを共有することができます。
  2. ファイルが共有サービス内のストレージに保管されない
    Cmosyでは共有ファイルが Google ドライブ上にストレージされているため、マスターファイルのコピーが外部サービスにストレージされることがありません。そのため、外部サービスからファイルが漏洩する心配がありません。フリーのファイル便を利用する場合、ファイル漏洩のリスクはサービス運営会社のセキュリティに依存します。
  3. ホワイトリストに上限がない
    G Suite には登録できるホワイトリストに上限がありますが、Cmosyには登録できるドメインに制限がありません。Cmosyでは上限値を気にせずに共有ドメインを管理することができます。勿論、ホワイトリストを管理することができるのはCmosyの管理者に限ります。
  4. G Suite 以外のアカウント管理が不要
    Cmosyへのログインはシステムにホワイトリスト登録された G Suite アカウントで行います。アカウントは G Suite に集約されるため、Cmosy用のアカウントを管理する必要はありません。ユーザは G Suite アカウントがあれば、通常の Google 認証によりCmosyに接続することができます。
  5. SSO(シングルサインオン)との連携も可能
    Cmosyのアカウントは G Suite アカウントがベースになるため、G Suiteと連携するSSOアドオンの利用も可能です。SSOとの連携によってIP制限や端末制限等、Cmosyのセキュリティをさらに高めることが可能です。ただし、SSOについてはCmosyとは別料金になります。
  6. 豊富な情報漏洩防止対策機能
    Cmosyにはパスワード設定(別メールでの送信も可)、有効期限、ダウンロード数制限等、情報漏洩を防ぐための様々な機能が実装されています。これらの機能は任意ではなく、管理者がユーザに対して強制することも可能です。ファイルの送付先が G Suite や Google アカウントの場合はファイルのダウンロードに Google 認証を強制することも可能です。
  7. ログの永続保管
    Cmosyの利用ログはシステムに永続保管されます。「いつ」「誰が」「どのファイルを」「誰に」といったログデータがシステム上に保管され、管理者はいつでもそのログを閲覧することができます。勿論、これらのログはダウンロードすることも可能です。また、ログが保管されることにより、利用者に対してファイルの社外持ち出しの抑止力が働く効果も期待できます。

まとめ

Google ドライブは非常に便利なストレージサービスですが、ファイルの社外共有に関してはユーザのファイル共有に対して細心の注意が必要です。とは言え、Google ドライブのセキュリティポリシーを高めると、今度は逆に G Suite の利便性が落ちる結果になってしまいます。Cmosyはそういった G Suite でのファイル共有の運用にお悩みの企業様向けに提供されるサービスです。今回あげた7つのメリットは G Suite を導入する多くの企業様に当てはまるメリットではないでしょうか。

Cmosyは吉積情報株式会社が提供するWebサービスです。本サービス以外でも G Suite の導入支援や拡張開発等、G Suite に関する様々なサービスを提供しています。Cmosyに関する問い合わせは以下リンク先から行うことができます。是非お気軽にご連絡ください。

お問い合わせ先

G Suite については以下から問い合わせが可能です。

吉積情報株式会社

TEL:03-6280-5940
メール:sales@yoshidumi.co.jp
サービス紹介URL:https://www.yoshidumi.com/service/gsuite/

Cmosy については以下URLからお問い合わせ可能です。
https://www.cloud-ace.jp/cap_solution/cmosy/

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