こんにちは、クラウドエース編集部です。

弊社グループ会社の吉積情報株式会社(以下、吉積情報)は10年以上 G Suite の販売代理店として活動しています。これまで数多くの企業に G Suite の導入を行い、 G Suite に関して多くの知見を得てきました。 最近では、 Google ドライブの「共有ドライブ」が企業のファイルストレージとして注目を集めており、 吉積情報の G Suite サポートチームは日々これらの問い合わせに対応しています。

今回のコラムでは、最近注目を集めている共有ドライブのtips集を吉積情報の G Suite サポートチームの協力を得て作成しました!共有ドライブをこれから導入する、もしくは既に運用を行なっている企業、ユーザ様の課題解決にお役立ていただければ幸いです。

初心者向け!共有ドライブの「課題解決tips集」

これらのtips集は、共有ドライブを運用する企業様からよく問い合わせをいただく「あるあるtips集」です。今回は初心者向けの内容になっていますが、上級者向けのtips集については、次回以降に公開予定です。

前提条件

共有ドライブを利用するためには、以下エディションの契約が必要です。 G Suite Basic をご利用の場合は、共有ドライブを利用することはできません。

エディション マイドライブ 共有ドライブ
無料の Google アカウント
G Suite Basic
×
G Suite Business
G Suite Enterprise
G Suite Essentials
G Suite Enterprise Essentials

Q1. 共有ドライブを作成することができません

G Suite のユーザが共有ドライブを作成できるか否かは、 G Suite の管理者が決定します。 G Suite では部署等の単位でユーザをグルーピングし、それぞれのグループに対して 共有ドライブに対する共通の設定を行うことができます。もし、共有ドライブの作成ができない場合は、管理者が以下のように共有ドライブの作成をユーザに許可していない可能性があります。

Q2. 共有ドライブにアクセスできません

共有ドライブに対して「閲覧者」以上の権限を保持していないのが原因です。
権限を保持していない場合、上記画面が表示されますので、「アクセス権限をリクエスト」を押下してください。
ボタンを押下すると、共有ドライブの管理者に「アクセス権のリクエスト」がメールで送信されます。管理者が共有を許可した場合は権限が付与され、共有ドライブにアクセスできるようになります。
ただし、リクエスト元の G Suite ユーザが「社外ユーザと共有ドライブを共有できない」組織に属している場合、アクセス権を承認することができません(※1)。

※1 社外との共有許可は G Suite 管理者が決定します。企業のセキュリティポリシーの設定によっては、社外のユーザは共有ドライブに追加することができない場合もあります。

Q3. 共有ドライブを削除できません

共有ドライブ中に1つ以上のファイル・フォルダが存在する場合、共有ドライブを削除することができません。削除する場合は、共有ドライブ内のファイル・フォルダを削除してください
ファイル・フォルダの削除後も共有ドライブが削除できない場合は、自身の権限を確認してください。削除を行う場合は「管理者」の権限が必要です。権限がない場合は、管理者に削除を依頼するか、共有ドライブの管理者に同等の権限を付与してもらってください。

Q4. 共有ドライブにファイルをアップロードできません

共有ドライブに対する自身の権限を確認してください。権限が「閲覧者」もしくは「閲覧者(コメント可)」である可能性があります。
アップロードを行う場合は「管理者」「コンテンツ管理者」「投稿者」いずれかの権限が必要です。権限がない場合は、共有ドライブの管理者に権限を付与してもらってください。

Q5. Google アカウントがない人と共有する方法は?

共有者が Google アカウント、もしくは G Suite アカウントを保持していない場合、共有することはできません。解決方法としては、 Google アカウントを取得していただくか、追加購入した G Suite アカウントを共有者に付与するという方法があります。

Q6. 共有ドライブを他者と共有できません

共有ドライブに対する自身の権限を確認してください。他者と共有ドライブの共有を行う場合は「管理者」の権限が必要です。
共有を行う場合は「管理者」に共有依頼を出すか、共有ドライブの管理者に同等の権限を付与してもらってください。

Q7. フォルダ単位で権限を付与することはできますか?

共有ドライブでは、フォルダ単位に権限を付与することはできません。フォルダ単位で権限を分けたい場合は、マイドライブ上でフォルダ管理を行なってください。

Q8. ファイルを移動することができません

ファイルを移動する場合は「管理者」「コンテンツ管理者」いずれかの権限が必要です。権限がない場合は、共有ドライブの管理者に権限を付与してもらってください。

Q9. 削除したファイルを復元する方法は?

共有ドライブで削除されたファイルはゴミ箱に移動され、25日後に削除されます。その期間であれば、ファイルを復元することが可能です。
以下の通り、共有ドライブ名からコンテキストメニューを表示し、「ゴミ箱を表示」を選択します。ゴミ箱に移動したら、対象のファイルを右クリックし、「復元」を選択してください。共有ドライブの管理者である場合、「完全に削除」を実行できてしまうため、注意が必要です。


共有ドライブの権限をおさらいしよう!

共有ドライブに関しては、やはり権限に関する問い合わせが多いようです。今回ご紹介したtipsの内容を踏まえて、共有ドライブの権限をまとめてみます。

管理者 コンテンツ
管理者
投稿者 閲覧者
(コメント可)
閲覧者
共有ドライブの削除 × × × ×
共有ドライブの共有 × × × ×
アップロード × ×
ファイル・フォルダの削除 × × ×
ファイル・フォルダの移動 × × ×
ファイルの復元 × ×

上記を理解することで、権限に関連する問題は大体自己解決できるようになります。ただし、「共有ドライブの作成」は G Suite 管理者の設定に依存するため、上表には入っていません。共有ドライブに対する、さらに細かい権限についてはコチラをご参考ください。

共有ドライブを学習したい人にはコチラの記事がオススメ!

共有ドライブについて詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。共有ドライブの概要から権限の種類、運用の注意点まで詳細に解説をしています。是非チェックしてみてください。

記事タイトル 内容
Google ドライブ- 共有ドライブ入門!マイドライブとの違いとは? 共有ドライブの概要、権限、制限、運用する上での注意点について詳しく解説しています。
共有ドライブおすすめ管理ツールをご紹介 共有ドライブの運用課題を解決してくれる「おすすめツール」を紹介しています。

共有ドライブをフル活用するための「 Cmosy 」

弊社グループ会社の吉積情報株式会社は Google ドライブ拡張サービス「 Cmosy 」を提供しています。 Cmosy は Google ドライブのセキュリティポリシーを保持した状態で、ファイルを送受信するためのサービスです。有効期限やパスワードによるセキュリティの保護、ログによるデータ追跡等、様々な機能を提供しています。 Cmosy は共有ドライブにも対応しており、社外共有チェックや利用状況のログも出力することができます。 Cmosy の共有ドライブ機能についての詳しい説明はコチラをご参考ください。

Cmosy はウェビナーを定期開催

吉積情報株式会社は、 Cmosy のウェビナーを定期開催しています。このウェビナーでは、 Cmosy の営業担当が Cmosy の概要や新機能の紹介を行います。 Cmosy のウェビナーの詳細についてはコチラをご確認ください。

また、機能や導入実績等、Cmosyについて詳しく知りたい場合は、以下バナーから資料請求、もしくは公式ページから直接お問い合わせください。

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