こんにちは、クラウドエース編集部です。

顧客からファイルを受信する場合、メールやファイル送信サービスでファイルを受信するケースが多いと思います。そして、受信したファイルはPC上にダウンロードし、必要であればファイルサーバにアップロードする運用が多いのではないでしょうか。Cmosy には集荷便という機能があり、この機能を利用すると顧客が送付したファイルを直接 Google ドライブで受信することができます。

今回のコラムでは、クラウドエースでも導入している Cmosy の機能の一つである集荷便について説明します。

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Cmosy導入予定について

IT製品・サービス導入におけるお客様の立場

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そもそも Cmosy とはどんなサービス?

Cmosy は G Suite と連携して動作するファイル共有サービスです。日本では G Suite を導入している多くの企業が「社外共有NG」のセキュリティポリシーで Google ドライブを運用しています。Cmosy を利用すれば、この高いセキュリティポリシーを維持した状態でファイルを送受信することができます。

その他の Cmosy に関する記事については以下をご参考ください。


図1. Cmosy概要図

Cmosy 集荷便とは

Cmosy 集荷便は社外のユーザから送付されたファイルを直接 Google ドライブで受信することができるサービスです。一度集荷便を発行すれば、有効期限中は無制限にファイルを受信することができます。ファイルが受信されると、集荷便を発行したユーザに受信通知が発行されます。また、ユーザ単位で集荷URLを発行できるため、集荷先のユーザレベルでファイルの送付履歴を追跡することができます。


図2. Cmosy 集荷便の概要

Cmosy 集荷便の機能

Cmosy 集荷便には、以下のような機能があります。

  • Google ドライブ受信
    集荷便で受信したファイルは Google ドライブに集約されます。集荷先の Google ドライブフォルダはユーザ自身が選択することができます。
  • 受信フォルダの自動生成
    集荷先のユーザが多い場合、集荷先のフォルダを自動生成した上でファイルを受信することができます。フォルダは、集荷先ユーザのメールアドレス名をフォルダ名に自動生成されます。
  • パスワード設定
    ファイル便と同様パスワード設定を行うことができます。自動生成、または任意でパスワードを設定することができます。
  • 有効期限
    発行した集荷URLに対して有効期限を設定することができます。有効期限を経過すると、ユーザは集荷URLに接続できなくなります。
  • アップロード回数無制限
    集荷便を受信したユーザは有効期限の間は何度でもファイルをアップロードすることができます。
  • 受信通知
    ファイルが Google ドライブにアップロードされると、集荷便の発行ユーザに受信通知が送付されます。この機能により、発行ユーザはファイルの集荷を監視することができます。

通常のファイル受信と集荷便でのファイル受信の違いは?

通常のファイル受信と集荷便でのファイル受信にはどのような違いがあるのでしょうか。以下に違いをまとめました。

集荷便でのファイル受信 通常のファイル受信
受信先の指定
任意の Google ドライブフォルダで
ファイルを受信することができます。

FTPサーバの構築等、受信領域の
用意が必要になります。
受信ファイルの集約
受信したファイルはGoogle ドライブの
任意のフォルダに集約されます。
×
受信ユーザ毎にファイル集約の管理が
必要になります。
受信ファイルの閲覧
PDF、画像、動画等、様々なファイルを
閲覧することができます。
※Office系ファイルの場合は
Google ドライブ上で編集できる形に
変換することができます。

ファイルは一度PCにダウンロードする
必要があります。
ファイルの閲覧可否については、
ユーザのPCにインストールされた
ソフトウェアに依存します。
有効期限
指定した期限日を過ぎるとファイルを
受信することができなくなります。
×
接続先を手動で切断する必要が
あります。
受信通知
ファイルを受信したタイミングで随時
集荷便を発行したユーザに受信通知が
送付されます。
×
ユーザ自身で通知方法の選定、
設定を行う必要があります。

Cmosy 集荷便の導入メリット

Cmosy 集荷便を導入することによってユーザが得られるメリットは以下の通りです。