こんにちは、クラウドエース編集部です。

顧客からファイルを受信する場合、メールやファイル送信サービスでファイルを受信するケースが多いと思います。そして、受信したファイルはPC上にダウンロードし、必要であればファイルサーバにアップロードする運用が多いのではないでしょうか。Cmosy には集荷便という機能があり、この機能を利用すると顧客が送付したファイルを直接 Google ドライブで受信することができます。

今回のコラムでは、クラウドエースでも導入している Cmosy の機能の一つである集荷便について説明します。

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そもそも Cmosy とはどんなサービス?

Cmosy は Google Workspace ( G Suite ) と連携して動作するファイル共有サービスです。日本では Google Workspace を導入している多くの企業が「社外共有NG」のセキュリティポリシーで Google ドライブを運用しています。Cmosy を利用すれば、この高いセキュリティポリシーを維持した状態でファイルを送受信することができます。

その他の Cmosy に関する記事については以下をご参考ください。


図1. Cmosy概要図

Cmosy 集荷便とは

Cmosy 集荷便は社外のユーザから送付されたファイルを直接 Google ドライブで受信することができるサービスです。一度集荷便を発行すれば、有効期限中は無制限にファイルを受信することができます。ファイルが受信されると、集荷便を発行したユーザに受信通知が発行されます。また、ユーザ単位で集荷URLを発行できるため、集荷先のユーザレベルでファイルの送付履歴を追跡することができます。


図2. Cmosy 集荷便の概要

Cmosy 集荷便の機能

Cmosy 集荷便には、以下のような機能があります。

  • Google ドライブ受信
    集荷便で受信したファイルは Google ドライブに集約されます。集荷先の Google ドライブフォルダはユーザ自身が選択することができます。
  • 受信フォルダの自動生成
    集荷先のユーザが多い場合、集荷先のフォルダを自動生成した上でファイルを受信することができます。フォルダは、集荷先ユーザのメールアドレス名をフォルダ名に自動生成されます。
  • パスワード設定
    ファイル便と同様パスワード設定を行うことができます。自動生成、または任意でパスワードを設定することができます。
  • 有効期限
    発行した集荷URLに対して有効期限を設定することができます。有効期限を経過すると、ユーザは集荷URLに接続できなくなります。
  • アップロード回数無制限
    集荷便を受信したユーザは有効期限の間は何度でもファイルをアップロードすることができます。
  • 受信通知
    ファイルが Google ドライブにアップロードされると、集荷便の発行ユーザに受信通知が送付されます。この機能により、発行ユーザはファイルの集荷を監視することができます。

通常のファイル受信と集荷便でのファイル受信の違いは?

通常のファイル受信と集荷便でのファイル受信にはどのような違いがあるのでしょうか。以下に違いをまとめました。

集荷便でのファイル受信 通常のファイル受信
受信先の指定
任意の Google ドライブフォルダで
ファイルを受信することができます。

FTPサーバの構築等、受信領域の
用意が必要になります。
受信ファイルの集約
受信したファイルはGoogle ドライブの
任意のフォルダに集約されます。
×
受信ユーザ毎にファイル集約の管理が
必要になります。
受信ファイルの閲覧
PDF、画像、動画等、様々なファイルを
閲覧することができます。
※Office系ファイルの場合は
Google ドライブ上で編集できる形に
変換することができます。

ファイルは一度PCにダウンロードする
必要があります。
ファイルの閲覧可否については、
ユーザのPCにインストールされた
ソフトウェアに依存します。
有効期限
指定した期限日を過ぎるとファイルを
受信することができなくなります。
×
接続先を手動で切断する必要が
あります。
受信通知
ファイルを受信したタイミングで随時
集荷便を発行したユーザに受信通知が
送付されます。
×
ユーザ自身で通知方法の選定、
設定を行う必要があります。

Cmosy 集荷便の導入メリット

Cmosy 集荷便を導入することによってユーザが得られるメリットは以下の通りです。

  • 受信ファイルの一元管理
    受信したファイルは全てGoogle ドライブの任意のフォルダに集約されるため、ファイルが受信者毎に点在することはありません。ファイルをダウンロードしたPC上でユーザが誤ってファイルを削除してしまう危険性もありません。ファイルは全てクラウド( Google ドライブ )にアップロードされ、権限があるユーザのみそのファイルに接続することができます。集荷便によるファイルの一元化は、ファイル管理においてのセキュリティ向上に繋がります。
  • 作業工数の削減
    集荷便を発行してしまえば、あとは勝手にGoogle ドライブの任意のフォルダに受信ファイルが集約されます。受信したファイルを任意のファイルサーバにアップロードし直す手間はありません。これにより、削減した工数を別の業務に当てることができます。
  • 集荷ログの閲覧
    Cmosy 集荷便の実行ログ、及び集荷便を利用してファイルを受信した履歴も全てCmosy 上で永年保管されます。受信したファイルに関する操作は全て集荷ログを確認することができます。

共有ドライブでの共有との違い

セキュリティ的に問題なければ、共有ドライブで社外のユーザと直接ファイルを共有するという方法もあります。しかし、共有ドライブの場合は権限をもつ全てのユーザが共有ドライブ上のファイルを閲覧できてしまうため、権限を絞りたいファイルにも接続されてしまう危険性があります。集荷便の場合、集荷送付を行うユーザは( Google ドライブ上で意図的に権限を付与されない限り)集荷先フォルダを閲覧することはできません。また、有効期限によってファイルが送付できる期限もコントロールすることができます。単純に社外からファイルを受信したいだけであれば、共有ドライブではなく集荷便がオススメです。

お問い合わせはコチラから

以上で Cmosy 集荷便の説明は終了です。Cmosy にはファイル便以外にも様々な機能が搭載されています。Cmosy に関して詳しく知りたい場合は、以下フォームから問い合わせを行うことが可能です。

お問い合わせフォーム:https://cmosy.jp/contact

ワークスタイル変革分野のスペシャライゼーションを保持する吉積情報が一歩先の Workspace と Google ドライブの活用術をご案内します

吉積情報株式会社は、日本初の Google 認定のワークスタイル変革分野のスペシャライゼーション取得企業です。 Google ドライブ や Meet をはじめとした Google Workspace の一歩進んだ活用にご興味のある方はぜひ以下お問い合わせ先からご連絡ください。

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※セミナーへの申し込みは、バナークリック後のサイトで行うことができます。

吉積情報株式会社

TEL:03-6280-5940
メール:sales@yoshidumi.co.jp
サービス紹介URL:https://www.yoshidumi.com/service/gsuite/

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